법인이 등기를 신청할 때는 의사록 공증이 원칙이지만, 자본금 10억원 미만 발기설립, 비영리법인, 경미한 사항의 경우 면제된다.
공증 의사록이 필수인 경우
공증인법 제66조의2에 따라 법인 등기를 신청할 때 첨부되는 의사록은 반드시 공증인의 인증을 받아야 합니다.
이에 해당하는 의사록은 다음과 같아요:
– 이사회의사록 – 대표이사 선임·중임, 신주 발행 등
– 주주총회의사록 – 주주총회 결의사항 등
– 사원총회의사록 – 사원총회 결의사항 등
특히 등기사항과 연결되는 모든 결의는 공증받아야 하므로 주의가 필요합니다. 예를 들어 본점 이전, 대표이사 교체, 정관 변경 같은 등기가 수반되는 사항이면 해당 의사록은 필수 공증 대상이에요. 공증의 목적은 총회·이사회의 절차와 내용이 진실한지 확인하는 거거든요.
공증 제출 시 확인할 사항
공증 의사록을 준비할 때는 다음을 반드시 확인하세요. 등기 신청서류에 첨부되는 의사록인지 명확히 해야 해요. 공증인에게 의사록 관련 등기 여부를 먼저 알리면 공증 필요 여부를 즉시 판단할 수 있습니다. 불필요한 공증을 받지 않으려면 사전 상담이 중요해요.
공증이 면제되는 4가지 경우
공증인법에서는 특정 상황을 의사록 공증 면제 대상으로 정했습니다.
1. 자본금 10억원 미만 발기설립 (단, 현물출자 있으면 공증 필수)
상법 제295조에 따라 자본금 총액이 10억원 미만인 회사가 발기설립할 때는 공증이 불필요합니다. 다만 현물출자 납입이 있으면 공증받아야 해요. 소규모 법인의 행정 부담을 덜어주되, 현물출자는 검증이 필요한 거예요. 현금 이외에 부동산이나 차량 같은 자산을 현물로 출자하는 경우 공증인의 확인 절차가 필수입니다.
2. 공법인·비영리법인
다음 기관들은 법무부 장관의 지정을 받아 공증을 받지 않는 경우가 많습니다:
– 사단법인
– 재단법인
– 협동조합
이들은 주무관청 허가나 추천 요건을 충족해야 공증 면제가 인정돼요. 법무부에서 지정·고시한 기관만 해당되므로, 자신의 법인이 공증 면제 대상인지 미리 확인해야 합니다.
3. 경미한 사항 의결 (정관 변경은 제외)
대통령령에서 정하는 경미한 사항만 의결한 경우는 공증 면제 대상입니다. 구체적 기준은 공증인법 시행령 제37조의3을 참고하세요. 다만 정관 변경이 필요한 경우는 면제되지 않아요. 경미한 사항과 중요 사항의 구분이 모호하면 공증인에게 사전 상담하세요.
4. 지점·대리인 관련 등기
- 지점의 설치·이전·폐지
- 명의개서대리인의 선임·변경
이런 항목들만 다루는 의사록은 공증받을 필요가 없어요. 다른 사항과 함께 의결했다면 해당 부분만 분리해서 작성하면 공증 면제를 받을 수 있습니다.
공증 비용 계산 방법
주주총회 의사록 공증을 받을 때는 2가지 비용이 발생합니다.
의사록 인증료: 3만원
이건 고정비용이에요. 의사록 공증 시 공증인이 인증하는 비용입니다.
검사수수료: 발행주식 액면총액 기준
검사수수료는 회사 규모에 따라 달라져요:
| 발행주식 액면총액 | 검사수수료 |
|---|---|
| 5천만원 이하 | 100만원 |
| 5천만원 초과 | 100만원 + (초과액의 0.15%) |
| 상한선 | 최대 300만원 |
계산 예시
액면총액이 1억원이라면:
– 기본 검사수수료: 100만원
– 초과액(5천만원): 5천만원 × 0.15% = 7.5만원
– 총 검사수수료: 107.5만원
– 의사록 인증료: 3만원
– 전체 공증비: 110.5만원
최대 300만원을 넘지 않으므로, 대규모 법인도 과도한 비용이 발생하지 않습니다.
비용 절감 팁
✅ 한 번의 공증으로 여러 의사록을 처리하면 검사수수료를 한 번만 내요.
✅ 공증인마다 수수료를 책정하는 기준이 같으므로 가까운 공증 사무소를 선택해도 됩니다.
실무에서 놓치기 쉬운 포인트
1인 사내이사 법인의 의사록
소규모 법인에서 자주 묻는 사항이에요. 1인 사내이사 법인에서도 대표이사 중임 등기 시에는 의사록 작성과 공증이 필요합니다. 이는 대표이사 선임이 주주총회의 고유 권한이기 때문이에요. 1인 소유 법인이라도 주주총회를 소집하고 의사록을 작성해야 합니다.
의사록 작성 vs 공증 공증
의사록을 작성한다고 해서 모두 공증받는 건 아닙니다. 등기와 연결되지 않는 단순 결의사항이면 의사록 보관만으로 충분해요. 예를 들어 임직원 급여 인상이나 사업 방침 변경 같은 내부용 의사록은 공증이 불필요합니다.
등기신청 전 반드시 확인
법인 등기를 신청하기 전에 해당 의사록이 공증 대상인지 반드시 확인하세요. 공증 없이 등기 신청서류를 제출하면 반려될 수 있으니까요. 불확실하면 관할 법원이나 공증인에게 사전 상담하는 게 좋습니다. 특히 등기 신청 직전이 아니라 의사록 작성 단계에서 확인하면 비용과 시간을 절약할 수 있어요.
자주 묻는 질문
Q: 자본금이 10억원 미만인 회사를 발기설립할 때 공증 의사록이 항상 불필요한가요?
A: 아니에요. 발기설립 시 자본금이 10억원 미만이면 보통 공증이 면제되지만, 현물출자가 있으면 반드시 공증받아야 합니다. 현물출자는 검증이 필요하기 때문이에요.
Q: 주주총회 의사록을 공증받을 때 정확한 비용을 어떻게 계산하는 건가요?
A: 인증료 3만원 + 검사수수료로 구성돼요. 검사수수료는 발행주식 액면총액에 따라 달라지는데, 5천만원 이하는 100만원, 초과분은 0.15%를 더합니다(최대 300만원).
Q: 등기 신청서류에 첨부하지 않는 내부 의사록도 공증을 받아야 할까요?
A: 아니에요. 공증인법은 등기 신청서류에 첨부되는 의사록만 공증 대상으로 정했습니다. 임직원 급여 인상이나 사업 방침 같은 내부용 의사록은 보관만으로 충분해요.
Q: 지점을 설치하거나 폐지할 때 필요한 이사회 의사록은 공증을 받지 않아도 되나요?
A: 네, 맞습니다. 공증인법 시행령에서 지점의 설치·이전·폐지는 공증 면제 대상으로 정했으니, 이런 항목만 다루는 의사록은 공증받을 필요가 없어요.
Q: 회사 설립 후 대표이사를 새로 선임할 때 반드시 의사록을 공증받아야 하는 이유가 뭔가요?
A: 대표이사 교체는 등기 신청이 수반되는 사항이므로, 해당 의사록은 반드시 공증받아야 합니다. 공증 없이 등기 신청하면 반려될 수 있으니 주의하세요.
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